Prioriteiten stellen: hoe doe je dat?

Heeft u het elke dag hartstikke druk, maar heeft u het gevoel dat u geen stap verder komt in uw werk? U bent het kantoor nog niet binnen of de taken vliegen u al om de oren. Voordat u uw eerste kopje koffie heeft gedronken heeft u al dertig e-mails binnen die u moet behandelen, staat er een ongepland werkoverleg op de planning en ondertussen wordt de stapel documenten op uw bureau hoger en hoger. Klinkt herkenbaar?

Hoe kunt u er nu voor zorgen dat u uw tijd goed benut? Hoe zorgt u ervoor dat uw taken en projecten effectief en efficiënt verlopen? U kunt dit bereiken door het stellen van prioriteiten. Wilt u leren hoe u betere keuzes kunt maken op werkgebied? In dit artikel bespreken we zes tips die u kunnen helpen om prioriteiten te stellen.

Waarom zijn prioriteiten stellen belangrijk?

Prioriteiten stellen doet u iedere dag. Niet alleen op uw werk, ook in uw privé leven stelt u elke dag prioriteiten. Misschien heeft u op dit moment al wel een beeld in uw hoofd met uw prioriteiten voor vandaag, of het nu om uw werk gaat of om uw kinderen. Heeft u enig idee hoeveel invloed het stellen van prioriteiten heeft op de kwaliteit van uw leven? Door prioriteiten te stellen creëert u meer overzicht in uw leven en het maakt u besluitvaardiger. Het stellen van prioriteiten zorgt voor een georganiseerd leven, waardoor je minder stress hebt en minder kans hebt om een burn-out te krijgen. Stelt u geen prioriteiten, dan is de kans groot dat u veel onrust ervaart. Maar hoe doet u dat, de juiste prioriteiten stellen? We geven u zes tips.

Tip 1: Timemanagement

Als u zorgt voor regelmaat in uw leven, krijgt u veel meer voor elkaar. Door gebruik te maken van timemanagement zorgt u voor meer overzicht en rust in uw werk. U kunt dit bereiken door het opschrijven van actiepunten, duidelijk uw eigen grenzen aan te geven en vaker nee te zeggen. Ook het regelmatig inplannen van een pauze helpt u om meer rust te krijgen in uw hoofd.

Tip 2: Maak een einde aan multitasken

Multitasken bespaart geen tijd, ook al wordt dit vaak gedacht. U kunt het beste één taak per keer afronden in plaats van meerdere taken tegelijk uit te voeren. Plan bijvoorbeeld één uur per dag in om al uw mails te beantwoorden. Of stuur pas een berichtje naar uw dochter wanneer u die belangrijke taak afgerond heeft. Het kost enorm veel tijd om opnieuw focus te vinden voor een taak, wanneer u afgeleid bent geweest. Als u heen en weer schakelt tussen verschillende taken wordt de productiviteit van uw brein verstoord, omdat u aandacht besteedt aan het heen en weer schakelen. Voer daarom één opdracht goed uit en schakel dan over naar de volgende taak.

stellen van prioriteiten

Tip 3: Stel heldere prioriteiten

Wanneer u bepaalde doelen heeft, of dit nu in uw privé leven is of op werkgebied, is het heel erg belangrijk om prioriteiten te stellen. Als u geen prioriteiten stelt, dan doet u eigenlijk maar wat. Bepaal wat uw doel is voor de dag en stel uw prioriteiten daar op af. Wat is het belangrijkste dat vandaag moet gebeuren? Begin daarmee. Maak een top drie van belangrijkste taken die gedaan moeten worden. Alles wat minder belangrijk is komt onderaan de lijst en kan eventueel doorgeschoven worden naar de volgende dag. De volgende dag doet u precies hetzelfde; wat is het belangrijkste dat moet gebeuren? Begin daarmee.

Tip 4. Maak gebruik van de prioriteitenmatrix

Om u te helpen prioriteiten te stellen kunt u gebruik maken van de prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower. Het helpt u een afweging te maken wat belangrijk en onbelangrijk is, en wat urgent en niet urgent is.

Werk dat dringend is heeft bijvoorbeeld onmiddelijk uw aandacht nodig en moet vaak worden voltooid binnen een bepaalde tijdslimiet. Deze tijdslimiet is vaak van korte duur. In elke situatie leert u een afweging te maken. Heeft de taak prioriteit of niet? Zo kunt u sneller handelen en betere keuzes maken.

Tip 5. Kom voor uzelf op

Als u vaak het gevoel heeft dat u het heel erg druk heeft, maar dat u geen stap verder komt, is het belangrijk dat u vaker nee zegt en duidelijk uw eigen grenzen aangeeft. Natuurlijk wilt u graag een fijne collega zijn die altijd voor iedereen klaarstaat, maar als u daarbij continu over uw eigen grenzen heengaat, dan heeft dit een averechts effect. Niet alleen komt u hierdoor nooit aan uw eigen werk toe, het is ook nog eens slecht voor uw gezondheid.

Misschien vindt u het heel erg moeilijk om nee te zeggen. Probeert u het dan eens op een andere manier in te pakken. De volgende keer als er een collega naar u toe komt met een verzoek, geef dan aan dat u er graag naar wilt kijken, maar dat u er pas op het einde van de dag tijd voor heeft. Dit geeft u controle over uw eigen dag en de mogelijkheid om eerst uw eigen taken af te ronden. De kans is groot dat aan het einde van de dag het probleem al opgelost is, of dat uw collega ergens anders om hulp heeft gevraagd.

Misschien interessant?

Training en coaching nodig?

Trainingscentrum Krimpenerwaard biedt in samenwerking met een aantal gerenommeerde partijen een totaalpakket aan trainingen, cursussen en coaching sessies aan. Door deze unieke samenwerking heeft u alles op één plaats, heeft u één aanspreekpunt, bespaart u een hoop tijd en kunt u zich focussen op hetgeen waar u gespecialiseerd in bent.
trainingen in omgeving Rotterdam