Ik ben vaak het overzicht kwijt: wat kan ik hieraan doen?

Ik ben vaak het overzicht kwijt: wat kan ik hieraan doen?

Bent u vaak het overzicht op uw taken kwijt? Heeft u vaak het gevoel dat u na een lange dag werken helemaal niets bereikt hebt? U wilde van alles doen, maar aan het einde van de dag heeft u uw gestelde doelen wéér niet behaald. Dit kan ervoor zorgen dat u zich machteloos voelt en dat u grip op de situatie verliest.

Uw dag wordt bepaald door externe facturen, zoals e-mail, alle telefoontjes die binnen komen, de stapel met werk op uw bureau en alle dagelijkse onderbrekingen. Hoe kunt u er nu voor zorgen dat u de regie weer in handen krijgt? Dat u uw eigen tijd in kunt delen en daarmee controle heeft over uw dag? In dit artikel leggen we u uit hoe time management u kan helpen om weer overzicht te krijgen.

5 tips om overzicht te houden in uw dag

Er bestaat geen gouden tip als het aankomt op time management. Een perfect plan van aanpak bestaat niet. Time management is erg persoonlijk en is voor iedere persoon anders. Toch zijn er een aantal tips waar iedereen iets aan kan hebben. We bespreken de belangrijkste.

Prioriteiten stellen

Allereerst is het belangrijk dat u leert om prioriteiten te stellen in uw werk. U doet dit door onderscheid te maken tussen de taken die belangrijk zijn en de taken die minder belangrijk zijn. Op deze manier kunt u bepalen hoe u uw werkdag indeelt. Welke taken voor u prioriteit hebben, hangt natuurlijk helemaal af van het soort werk dat u doet. Zorg er in ieder geval voor dat u de meest belangrijke taken als eerste aanpakt.

Zelfkennis

Om uw werkdag goed in te kunnen delen is het belangrijk om aan zelfreflectie te doen. Een goede dagindeling is namelijk deels afhankelijk van wat voor type mens u bent. Bent u een echt ochtendmens? Zorg er dan voor dat u de taken die veel aandacht en tijd vragen direct in de ochtend doet. Bent u iemand die snel afgeleid is? Taken die wat minder denkwerk van u eisen kunt op dit soort momenten oppakken. Wanneer u uw takenlijst op deze manier indeelt, zult u zien dat u veel productiever bent.

Zorg voor orde in uw werk

Als u bang bent om het overzicht te verliezen in uw werk, is het belangrijk dat uw taken overzichtelijk zijn. U kunt namelijk geen prioriteiten stellen als u niet weet wat uw taken zijn. Niet alleen is het belangrijk om te bepalen wat uw taken precies zijn, u dient ook een goede inschatting te maken van de tijd die het kost om bepaalde taken gedaan te krijgen. Het is logisch dat u dit niet tot op de minuut precies in kunt plannen, maar als u een idee heeft van de tijd die taken u kosten, kunt u een heldere dagplanning maken.

overzicht kwijt tijdens werk

Ontwijk chaos

Wanneer u alle taken op een rijtje heeft, schrikt u misschien van de eindeloze to-do lijst. U heeft zoveel werk te doen dat u geen idee heeft waar u moet beginnen. Dit kan ervoor zorgen dat u grip op de dag kwijtraakt. Probeer op dat moment de chaos in uw hoofd te ontwijken. Zorg voor een administratie systeem dat u kan helpen om overzicht te behouden, bijvoorbeeld met Office 365. Alle programma’s zijn in dit pakket verbonden met elkaar. OneNote is hierin een mooi programma om overzicht te bewaren. U kunt in dit programma uw taken noteren en ze voorzien van een categorie. Dit zorgt ervoor dat u alles gemakkelijk en snel terug kunt vinden.

Accepteren

Aan het einde van de dag is het u, ondanks bovenstaande tips, toch niet gelukt om al uw taken af te krijgen. U heeft prioriteiten gesteld en de dag zo productief mogelijk ingedeeld, maar nog steeds staan er taken op uw lijst die u liever af had willen ronden. Het is goed om u te realiseren dat uw werk nooit op raakt en dat er altijd dingen tussendoor komen, waardoor u van uw werk afgeleid raakt. Een vergadering die uitloopt, er zijn nieuwe taken bijgekomen. Er is niets wat u hieraan kunt doen, behalve het gewoon accepteren. Natuurlijk wilt u het liefste alles uit uw dag halen. Doorzettingsvermogen, ijver en discipline zijn prachtige eigenschappen. Daarnaast is het echter ook belangrijk om te accepteren dat het onmogelijk is om alles af te krijgen.

Bewegen en delegeren

Om beter om te kunnen gaan met frustraties en het idee dat uw werk nooit af komt, is het belangrijk om aan uw mindset te werken. Om meer rust in uw hoofd te krijgen kunt u bijvoorbeeld wat meer bewegen. Beweging zorgt ervoor dat u rustiger wordt en alles beter te relativeren is. Ga een stukje wandelen of fietsen of neem een abonnement op de sportschool. Helpt dit niet? Heeft u nog steeds iedere dag het gevoel dat u achter de feiten aanloopt? Dan heeft u misschien te veel werk voor u alleen. Bespreek dit dan met uw leidinggevende. Wellicht kunnen wat van uw taken uitbesteed worden, waardoor u wat meer ademruimte krijgt.

Misschien interessant?

Training en coaching nodig?

Trainingscentrum Krimpenerwaard biedt in samenwerking met een aantal gerenommeerde partijen een totaalpakket aan trainingen, cursussen en coaching sessies aan. Door deze unieke samenwerking heeft u alles op één plaats, heeft u één aanspreekpunt, bespaart u een hoop tijd en kunt u zich focussen op hetgeen waar u gespecialiseerd in bent.
trainingen in omgeving Rotterdam