Hoe begin je een gesprek?

Op uw werk voert u de hele dag door gesprekken; met collega’s, medewerkers, leidinggevenden en leveranciers of klanten. Hoe kunt u deze gesprekken op een goede manier voeren en hoe begint u een gesprek op een effectieve manier? In dit artikel geven we u tien tips voor een goed gesprek.

De voorbereiding

Voordat u een gesprek begint is het belangrijk om te bepalen wat uw doel is. U kunt dit het beste doen bij de voorbereiding van uw gesprek. Vat in één duidelijke zin samen wat het uiteindelijke doel van het gesprek is, dit helpt u om dat doel ook echt te behalen.

Vindt u het lastig om een gespreksdoel te omschrijven? Dat kan één van de redenen zijn waarom uw gesprekken over het algemeen niet zo goed verlopen. Als het voor u niet duidelijk is wat het doel van het gesprek is, dan zal uw gesprekspartner hoogstwaarschijnlijk het gesprek naar zich toe trekken. Dus u behaalt uw doel niet, maar uw gesprekspartner wel.

Ken uw gesprekspartner

Niet alleen de inhoud is belangrijk bij de voorbereiding van uw gesprek, het is ook belangrijk dat u weet wie uw gesprekspartner is. Wat weet u al van uw gesprekspartner? Hoe zijn vorige gesprekken verlopen? Verliepen de gesprekken soepel, of werd het op bepaalde momenten lastig om het gesprek voort te zetten?

Zelfkennis is ook erg belangrijk bij het voeren van een goed gesprek. Heeft u valkuilen als het aankomt op uw gesprekspartner? Zijn er bepaalde punten waar u alert op moet zijn tijdens het gesprek? Wat zijn juist uw sterke kanten?

Een goede gespreksstructuur

Ieder goed gesprek heeft een begin, een midden en een einde. Een goede start van het gesprek begint met een korte inleiding. Tijdens de inleiding kunt u samen met uw gesprekspartner bepalen hoeveel tijd u uittrekt voor het gesprek en wat voor onderwerpen u wilt bespreken. In het midden van het gesprek bespreekt u deze onderwerpen en aan het einde van het gesprek vat u in het kort samen wat er besproken is. Eventueel kunt u nu ook een afspraak maken over een eventueel vervolg. De afronding is een belangrijk onderdeel van het gesprek, dus zorg ervoor dat u hier voldoende tijd voor neemt.

tips goed gesprek

Goed luisteren

Bij het voeren van een goed gesprek is het belangrijk dat u vooral ook goed luistert. U luistert goed naar wat uw gesprekspartner te vertellen heeft. Door het geven van samenvattingen, het stellen van open vragen en door te vragen geeft u positieve aandacht aan uw gesprekspartner.

Let vooral ook goed op hoe uw gesprekspartner dingen zegt. Wat kunt u opmaken uit de non-verbale communicatie en intonatie? Hier kunt u veel informatie uit halen. Ook uw eigen lichaamshouding is belangrijk tijdens het gesprek. Luistert u met een open houding? Spiegelt u de lichaamshouding van uw gesprekspartner?

Met lastig gedrag omgaan

Niet alle gesprekken verlopen hetzelfde. Met de ene gesprekspartner zit u nu eenmaal meer op één lijn dan met de ander. Vertoont uw gesprekspartner lastig gedrag en weet u niet zo goed hoe u hier mee om moet gaan? Hoe reageert u bijvoorbeeld als uw gesprekspartner heel erg stil is? Of wanneer uw gesprekspartner zoveel praat dat u er amper een woord tussen kunt krijgen? Of wanneer u steeds onderbroken wordt? Voor het voeren van een goed gesprek is het belangrijk dat u hierin veel oefent.

Laat u niet afleiden

Bij het voeren van een goed gesprek is ook de ruimte en omgeving erg belangrijk. Als u continu wordt afgeleid door collega’s of een telefoon die non-stop rinkelt, kunt u geen goed gesprek voeren. Zorg er daarom altijd voor dat u een rustige plek heeft waar u met elkaar kunt praten zonder gestoord te worden. Lukt dit niet op kantoor, ga dan samen een stuk lopen in de natuur.

De afronding van het gesprek

Zorg ervoor dat u tijdens het gesprek (of na het gesprek) aantekeningen maakt. Dit helpt u bij een eventueel vervolggesprek, u kunt dan op de besproken punten terugkomen en hier verder op bouwen.

Ook is reflecteren erg belangrijk als u beter wilt worden in het voeren van gesprekken. U kunt dit heel simpel doen door aan het einde van de week even stil te staan bij de gesprekken die u gevoerd hebt. Waar bent u tevreden over? Wat zou u de volgende keer beter of anders kunnen doen?

Wat voor effect had u op uw gesprekspartner? En wat voor effect had uw gesprekspartner op u? Kijk hiernaar met een helikopterview. U kunt ook uw gesprekspartner om terugkoppeling vragen. U kunt bijvoorbeeld vragen wat uw gesprekspartner vond van het gesprek. Het is ook niet raar om te vragen om feedback. Het helpt u juist om een betere gesprekspartner te worden.

Het gesprek opvolgen

Uiteraard is het belangrijk om het gesprek op te volgen. Niet alleen als er bepaalde afspraken zijn gemaakt, ook als er geen harde afspraken zijn gemaakt is het aan te raden om even een bericht te sturen. Aandacht geven aan uw gesprekspartner zorgt ervoor dat u een goede relatie opbouwt en onderhoudt.

Misschien interessant?

Training en coaching nodig?

Trainingscentrum Krimpenerwaard biedt in samenwerking met een aantal gerenommeerde partijen een totaalpakket aan trainingen, cursussen en coaching sessies aan. Door deze unieke samenwerking heeft u alles op één plaats, heeft u één aanspreekpunt, bespaart u een hoop tijd en kunt u zich focussen op hetgeen waar u gespecialiseerd in bent.
trainingen in omgeving Rotterdam